Es posible que tu negocio esté yendo viento en popa y que el crecimiento sea incuestionable, pero eso significa que empiezan más responsabilidades y tareas que en muchos de los casos no avanzas a completar.
Mi amiga Beatriz Olivar ha preparado diez consejos fundamentales para superar este escollo. Pero antes contesta estas preguntas:
- ¿Te sientes sobrepasado?
- ¿La lista de tareas es interminable y no consigues acabar la jornada ni en tiempo ni en forma?
- ¿Se acumulan día tras día los asuntos pendientes?
- ¿Asumes todos los roles y responsabilidades y te sientes desbordado?
- ¿Sientes que te ahogas en un vaso de agua?
Son señales de que necesitas a alguien a tu lado, una mano derecha o alguien en quien confiar.
¿Fácil? Nadie dijo que fuera fácil, sobre todo al principio. Pero a la larga, será mucho más productivo.
Y es que, la escasez de recursos, de dinero y de personal nos hace absorber todas las responsabilidades y tareas y, ante una evolución favorable, esas tareas irán creciendo con el tiempo.
Y, es conocido el dicho ‘Quien mucho abarca poco aprieta’…por lo que, si asumes todas las tareas, perder el control va a ser inevitable. ¿La solución? Pues, es paradójico, pero a veces para retomar el control simplemente hay que dejar que otras personas tomen el control.
Pues empecemos:
1.- Pierde tus miedos.
Es probable que, al plantearte dar este paso, te inunden varios pensamientos muy relacionados con el miedo.
Hablo de miedo a perder el liderazgo, a perder protagonismo o a que otra persona lo gane o miedo a que alguien no haga bien el trabajo.
En este sentido, es importante intentar abandonar esos pensamientos y centrarnos en el objetivo y, para ello, es bastante útil intentar cambiar nuestra actitud basándonos en que debemos olvidar el control del detalle para centrarnos en una perspectiva más general.
2.- ¿Qué puedes delegar y qué es lo que puedes hacer tú?
Decide qué responsabilidades puedes delegar y cuáles debes afrontar tú. Hazte preguntas para saber si otra persona puede hacerse cargo de otras áreas, parcialmente o al completo, o para saber qué es aquello que no requiere tu completa atención.
3.- Elige bien
Busca un perfil que se adapte a tus necesidades, atendiendo a sus actitudes y aptitudes. Quizá no sea necesario alguien que tenga muchísima experiencia o que domine perfectamente un ámbito, pero debe aportarte confianza y seguridad.
Tómate tu tiempo hasta estar seguro y, como consejo, no te bases en relaciones afectuosas. Puede ser conocido o no, pero trata de encontrar el perfil con el que tengas la certeza de que puedes trabajar estrechamente.
4.- Transparencia y Claridad
Una vez has elegido a la persona que será tu mano derecha, tratar de aportar la mayor transparencia a la hora de delegar.
Preséntale sus tareas de la forma más clara posible de manera que ambos tengáis claras qué tareas son las que debe hacer.
En este proceso formativo, te aconsejo que seas paulatino y que vayas poco a poco, explicando y derivando tareas, desde las más simples a las más complejas.
La formación requiere un rodaje y no es aconsejable sobrecargar a nuestro nuevo miembro del equipo porque eso llevaría a una total desmotivación. Intenta ser objetivo y realista, teniendo en cuenta que lo que tú haces ahora en un minuto, a esa persona le costará algo más.
Asegúrate también de que proporcionas los recursos adecuados y, no olvides de que en esta espata es fundamental orientar y ayudar.
5.- Comunica esta incorporación
Es importante que comuniques esta nueva estructura de trabajo a tus clientes o a tu equipo, en caso de que ya lo tuvieras.
Volvemos a hablar aquí de total transparencia en tu negocio. Además, eso dará tranquilidad puesto que si estabas desbordado, probablemente tus clientes se percataran en algún momento de que las cosas no funcionaban correctamente o no eran del todo productivas.
6.- Supervisa y sé un buen líder
No es fácil ser un buen líder y hay que tener clara la diferencia entre un jefe y un líder. Es algo que aprenderás con tiempo y práctica.
Liderar implica acompañar a tu equipo y no abandonarlos ni desatender cuestiones.
Una buena manera de liderar es hacer el correcto seguimiento de tareas, asuntos y temas tratados o a tratar.
Puedes establecer rutinas, informes de seguimiento simples para saber de manera sencilla y rápida qué está realizado y qué está pendiente o para tener un feedback directo de algunas cuestiones.
También puedes llevar a cabo reuniones de carácter funcional y práctico (¡Prohibidas las reuniones eternas. Mejor establecer un guion rápido para ir al grano!).
7.- Confía. Tú lo has elegido por algo
Establece una relación de confianza y apóyate en que si has elegido a esa persona ha sido porque tenías los suficientes argumentos y la seguridad de que su perfil te encaja perfectamente.
Así que…Déjales que sean competentes aunque hagan las cosas a su manera y no como tú las harías siempre que se basen en cumplir los objetivos.
Amplía tus perspectivas y dales la oportunidad de tomar decisiones.
Me refiero a eso de qué dos ojos ven mejor que uno. Es probable que ese perfil te aporte otras visiones para alcanzar tus objetivos. Confía en él.
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8.- Estimula el aprendizaje ante el error
Es muy probable que, en algún momento, los resultados no sean como quieres o las cosas no se hayan hecho como tenías pensado. También es posible que se cometan errores.
Ante esa situación, quizá tengas la necesidad o el impulso de volver a tomar el control de esas tareas o responsabilidades que desgaste, pero entonces no habríamos avanzado.
En esos momentos, te recomiendo que apuestes por la formación y el aprendizaje. Repito que se trata de rodaje y, para ello, lo más productivo a largo plazo es darles apoyo, estimulando su motivación y el aprendizaje.
Si confías en que el perfil elegido está preparado para ayudarte, dales tiempo y ayúdales a mejorar. Poco a poco, verás los resultados y gozarás de mayor tranquilidad.
9.- Reconoce el trabajo bien hecho
¿A quién no le gusta que se le reconozca el trabajo bien hecho? Creo que es súper importante para engrasar el motor de la máquina porque esto refuerza la seguridad en uno mismo y genera un clima global de satisfacción.
Además, inyectarás una dosis de motivación, optimismo y energía a tu equipo, así que, no te cortes a la hora de reconocer que las cosas se han hecho bien.
10.- Evalúa
Establece periodos para evaluar y analizar la evolución. Esto es: marca unos objetivos, al principio semanales y, después, mensuales; o divide este análisis en etapas como, por ejemplo, fase de formación, fase de rodaje y fase de consolidación.
Debes ser justo y realista con los objetivos y, si lo planteas correctamente, podrás analizar sin problema cómo progresa tu nueva estructura.
En cada una de las evaluaciones que realices, podrás responder preguntas como:
¿Eres más productivo?, ¿Notas que has rebajado el estrés?, ¿Te sientes seguro y confías en tu equipo?, ¿Ha cambiado algo en tu vida?, ¿Y en tu negocio?…
También es importante que te evalúes a ti mismo y, para eso, necesitas feedback. Necesitas saber qué opinión tiene tu equipo de ti como líder o qué mejoras, propuestas, quejas o sugerencias pueden aportar. También necesitarás que se te reconozca el trabajo bien hecho, por lo que, si lo estás haciendo, lo tendrás.
